Os Dez Mandamentos das secretárias e assistentes da alta gestão

secretárias(os) e assistentes da alta direção configuram-se em cargos chave e necessitam cuidados. Os Dez Mandamentos são necessários para o sucesso do desempenho na função

Os Dez Mandamentos do sucesso das secretárias e assistentes da alta gestão

Secretárias, secretários, assistentes da liderança e da alta administração constituem postos importantes nas organizações. Quando ocupados por profissionais despreparados, ou acomodados, ao invés de solução, acabam se transformando em problemas delicados e perigosos, eis que vivenciados bem ao lado do local a partir do qual se dirige a empresa. Parte do tempo que tenho vivido nas instituições é passado próximo deles. A partir da observação da atuação destes profissionais, bem como das reclamações e elogios dos executivos sobre seus desempenhos, elaborei esses Dez Mandamentos:

1 – Buscai em primeiro lugar o equilíbrio.

O ser humano vive do trabalho, mas não para o trabalho. Há mais coisas entre o céu e a terra do que as obrigações profissionais.  A vida pede harmonia. Quando em desequilíbrio ela gera ansiedade e até mesmo pode trazer doenças. Equilíbrio é respeitar o tempo para que haja uma existência saudável e significativa fora do escritório, ou da fábrica.

2 – Compreendei profundamente aquilo que é realizado pela vossa Organização.

O negócio necessita ser entendido em profundidade. As relações nas áreas de liderança e da alta direção configuram-se em complexas teias de relacionamentos. É importante entender do negócio para que se saiba nessas linhas e nós da teia, quais aquelas precisam de maior atenção e cuidado.

3 –  Inspirai vosso coração para que aspire pelo mais.    

Não se acostume com o trivial. Você pode muito mais do que aquilo que já realiza no dia a dia. Cuidado porque a mesmice é geradora de lodo e ferrugem. Mais do que manter as coisas do jeito que estão e sempre foram, é necessário desenvolvê-las. De vez em quando avalie seus processos de trabalho e se pergunte: “E se fosse mais, como seria mesmo isto que faço?”

4 – Entregai resultados.

Jamais se esqueça de que a medida com a qual você será avaliada(o) estará na razão direta das suas entregas. Quem fica devendo e não entrega o que lhe é demandado dentro do tempo, custo e qualidade requeridos acaba à margem das decisões e não se engane: poderá estar perto o dia em que será substituída(o).

5 – Não quebrai o sigilo e a confidencialidade da vossa área de trabalho.

Secretárias(os) e assistentes da direção configuram-se em postos estratégicos. Por você passam informações delicadas e bem preciosas para a Organização. Há que se tomar cuidado com os dados que maneja. Bem além da manutenção da boca fechada. É preciso não dar chances a que fofocas sejam geradas a partir do redor da sua mesa de trabalho. Não será raro que as pessoas, sutilmente, a(o) cutuquem buscando informações. É fundamental que lhes mostre os limites entre a amizade, camaradagem e o seu compromisso ético com a confidencialidade da área.

6 – Mantende sempre a vossa integridade.

Valor é aquilo que mais vale a pena para você. Com certeza, que  se vale a pena é porque carrega um custo (a pena). Nada que valha realmente a pena sai de graça. Tem um valor a ser pago por você. É preciso ter clareza de quais sejam os seus valores, ou seja, quais são aquelas coisas das quais, definitivamente, você não abre mão. Uma maneira de verificar os valores é a partir da sua quebra. Quando se partem eles causam incômodo interior. Faz com que a gente se sinta mal.

7 – Influenciai para que o negócio cresça e seja gerado mais valor ao empreendimento.

Exercer influência é função nobre dentro do serviço de quem assiste gestores. Assistentes e secretárias (os) é gente influenciadora. Saiba que a liderança não é atributo exclusivo daqueles a quem você assessora. Caso você não seja também influenciador(a) se transformará, ao longo do tempo em “móveis e utensílios”em um peso morto. Mero responsável pela “portaria” das salas dos líderes. Influenciar é liderar, liderar é servir e servir é agregar valor.

8 – Cuidai com carinho da vossa teia de relacionamentos.

Tome consciência de que o seu produto é serviço. Para servir é fundamental possuir uma rede de relacionamentos rica e com bastantes elos. As relações que você for capaz de construir e manter é que darão sustentação ao seu negócio de apoiar, sustentar e secretariar. Mantenha-as sempre atualizadas.  Relacionamento interpessoal, confiança e respeito compõem o tripé de sustentação dos seus relacionamentos.

9 – Comunicai sempre.

Quem não comunica se estrumbica (filósofo Chacrinha). Comunicar é se postar sempre em busca da assertividade. É cuidar para que tudo se faça claro. É não dar margem a ambiguidades e muito menos tratar as pessoas de cima para baixo, ou de baixo para cima. É saber que gente é frágil e que quando mal tratada costuma se afastar, ou o que é pior, descomprometer-se e oferecer só o mínimo necessário à sobrevivência. Comunicar é, de maneira assertiva, dar e receber feedback.

10 – Gerenciai os conflitos e as ambiguidades.

O fato das coisas parecerem calmas e silenciosas à volta, não significa que sejam mesmo assim. Bem poderá ser que você esteja no olho do furacão. É que nessa posição tudo parece calmo. Olhos abertos para verificar se não há conflitos  acontecendo. Sua maneira de tratar os problemas ajudará a solucioná-los, ou porá ainda mais lenha na fogueira. O mundo não é mais linear e simples como no passado. Hoje tudo tende à complexidade e essa é geradora da ambiguidade. Vivemos a Era da ultracompetição e você é parte desse ambiente. Isto faz com que haja, para um mesmo fato, variados pontos de vista e essas diferenças, quando mal trabalhadas, geram conflitos e dão margem à ambiguidade. As coisas precisam ser transparentes e os conflitos precisam ser resolvidos, eis que são consumidores compulsivos da energia organizacional.