Falando de reuniões

Fernando Cyrino

Quanto tempo e esforços são gastos inutilmente, a cada dia, em reuniões? Fazer reuniões exige dos responsáveis e participantes mais do que boa vontade.

Quanto tempo e esforços são gastos inutilmente, a cada dia, em reuniões? Uma pesquisa simples, por tudo que sentimos nas reuniões das quais participamos, não nos surpreenderia ao apresentar-nos nelas um alto índice de desperdício. Reunir-se é algo fácil e costuma ser prazeroso. Principalmente para nós, povo latino que gosta de formar uma roda para uma boa conversa. O fato é que levamos este costume tão agradável e necessário à convivência do dia a dia para as empresas e instituições as quais pertencemos e, por isto, muitas das reuniões que deveriam acontecer com um mínimo de ordem e formalismo, acabam ocorrendo com a mesma liberdade das rodas familiares e de amigos, sem haver compromissos concretos com os resultados a serem alcançados e sem que seja levado em conta que o tempo de cada um dos participantes é bem precioso.

Fazer reuniões exige dos responsáveis e participantes mais do que boa vontade. Para que elas aconteçam com efetividade é preciso que ocorra uma boa preparação prévia, uma liderança atuante e facilitadora da participação de todos e posteriormente, um acompanhamento bem definido, para a verificação de que foi definido e decidido.

Pode-se facilmente medir a ascensão de uma pessoa na organização, instituição ou empresa, pelo número de reuniões pelas quais ela é convidada ou convocada a participar. Quanto mais importante torna-se o profissional, mais reuniões para se estar presente. Não que elas não sejam necessárias, mas é preciso estar atento à sua eficácia. Proponho a você fazer um exercício. Avalie as dez últimas reuniões das quais participou e veja o quanto delas não ficou nas boas intenções, na camaradagem do encontro com gente interessante, ou no mero cumprir de uma agenda estabelecida. É bem provável que um percentual bem alto dos caminhos e opções definidos e das decisões tomadas ainda esteja no ar, esperando meios, esforços e acompanhamento para se tornarem reais.

Sem dúvidas que caso as reuniões tivessem sido mais bem preparadas, conduzidas e acompanhadas em seus desdobramentos, muito do tempo perdido nelas não teria ocorrido e os seus resultados e objetivos alcançados estariam sendo comemorados. Reuniões mal preparadas, conduzidas ou acompanhadas são pura perda de tempo, dinheiro e denotam pouco cuidado e respeito com os seus participantes.

Nos próximos posts, daremos algumas orientações e dicas para que se façam melhores reuniões.