Após a reunião – avaliar e acompanhar

Fernando Cyrino

Terminada uma reunião, o líder deve conduzir, de maneira simples e objetiva, uma avaliação do encontro. E posteriormente, acompanhar o andamento dos itens listados na ata.

1 - Avaliar

Terminada a reunião, depois de ter sido lida e aprovada a ata, o líder deve conduzir, de maneira simples e objetiva, uma avaliação do encontro. Cada um dos participantes poderá falar rápida e sucintamente de aspectos como esses:

· Como foi a minha contribuição no grupo?

· Demos o melhor de nós? Respeitei e fui respeitado?

· Nós nos saímos bem?

· Houve vencedores e conseqüentemente vencidos?

· Houve consenso?

· Em caso positivo, foi através da abertura ao outro, por cansaço ou por causa da ditadura de uma minoria?

· Há visões inconciliáveis no grupo?

· Estávamos preparados para o encontro ou éramos um grupo de improvisadores?

· Fomos grupo ou time?

· Grupo ou comunidade?

· Qual o sentimento predominante com o qual estamos saindo (alegria, dever cumprido, satisfação pelos resultados, cansaço, raiva, tristeza...)?

· O que precisamos estar atentos para que a próxima reunião seja melhor e mais produtiva?

2 - Acompanhar

Pode acontecer de se achar que terminada a reunião as coisas encaminhadas acontecerão naturalmente. Nada mais enganador. Os responsáveis por acompanhar e cobrar os resultados permanecem sendo coordenados pelo líder da reunião e precisam, a começar por ele, estar atentos e realmente exercerem o seu papel, apoiando, dando recursos e cobrando, para que o que tenha sido decidido não fique apenas no campo das intenções e seja necessário agendar uma nova reunião daí a um tempo para verificar os porquês das ações não terem sido implementadas.

O acompanhamento não pode ser feito apenas na superfície. Verificar se uma tarefa tem andamento apenas superficialmente, é algo que se dá a partir somente de simples perguntas às pessoas, indagando a elas do como está indo a solução do que foi acertado na reunião. É bem fácil que as respostas que se tenha a perguntas feitas dessa forma é que “as coisas vão caminhando”. É provável então que será uma má decisão do líder se dar por convencido de que a sua tarefa de acompanhar a execução está cumprida a partir apenas de respostas desse tipo. É bem possível que as coisas estejam caminhando fora do ritmo e da velocidade que o líder ou responsável imaginaram e que os resultados, por conta disto, não serão os satisfatórios. Acompanhar é ir além. É pedir para ver o que já foi feito, ouvir e sentir, aprofundando o andamento da solução que está sendo dada. As pessoas que estão realizando a atividade se sentirão apoiadas e comprometidas e saberão que realmente há alguém que acompanha, in loco e em detalhe, o trabalho deles.

É nesta hora que a ata se mostrará realmente necessária para o líder e demais integrantes da reunião. Por isto, a necessidade dela ser bem clara e pontual com as ações definidas tendo ao lado os nomes dos responsáveis, para se evitar que o que foi decidido caia no limbo das ações que permanecem sem serem feitas.

Da mesma maneira que se deve cobrar dos responsáveis, caso as ações não tenham se dado conforme se definiu na reunião, é necessário também que se comemore os sucessos e bons resultados com a equipe que se esforçou para cumprir as metas e objetivos acordados.

O acompanhamento da reunião tem um limite físico e espacial e caberá ao líder, tenham ou não sido atingidos os resultados a que se propuseram na reunião, encerrar o processo gerado quando do agendamento do encontro. No caso de ter havido sucesso, vale comemorar. Se, por ventura, tenha havido insucesso, é possível que seja necessária uma nova reunião para se avaliar com os participantes o porquê das falhas e de não terem sido obtidos os resultados combinados.