Durante a reunião – foco e encerramento

Fernando Cyrino

Checar e manter o foco também são ações fundamentais para que a reunião transcorra da melhor forma possível. Saber quando encerrá-la, também.

O líder e o relator têm esta incumbência, mas isto não é impedimento para que também os demais participantes estejam, de vez em quando, fazendo o teste do foco. Ele é bem simples e consiste em se fazer a pergunta: o que estamos falando ou discutindo nos levará para o objetivo da reunião? Caso negativo dê logo o alarme. Não é raro que só depois de muito tempo o líder, relator ou o grupo como um todo, se dêem conta do quão distante ficaram de onde tinham mirado ao preparar a reunião. Tudo que estiver além do foco para o qual nos reunimos pode até ser usado, mas como subsídio e apoio para outro grupo, ou tarefa. Caso se tenha desviado do foco, retornar imediatamente a ele. Quanto mais tempo se permanecer dando voltas, tergiversando sobre o tema, ou em assuntos outros, mais difícil será o retorno e menos tempo se terá para trabalhar o tema proposto e pelo qual todos estão ali na reunião.

Em todo grupo há sempre aqueles que podemos chamar de “antenados”. São os participantes da reunião que têm maior sensibilidade ou são mais treinados para perceber as trilhas pelas quais vai se conduzindo o encontro. Ficar atento a eles pode ajudar o líder e relator a manterem a direção clara e precisa, necessária ao sucesso da reunião.

E quando saber se uma reunião deve ser encerrada ou não? Pode acontecer, em algumas reuniões, de o grupo ser bem produtivo e que a agenda tenha sido cumprida com sucesso antes do tempo previsto.

Quando se tiver em mãos os resultados definidos nos objetivos do grupo não tem sentido em seguir com a reunião, principalmente no caso do grupo ter sido altamente produtivo e cumprido a agenda em menor tempo. Mesmo que se esteja ainda no período previsto do encontro, termine-o. Quando chegar o tempo, ou mesmo que ele não tenha chegado ainda, se o líder, relator ou grupo – os antenados percebem imediatamente quando se acabou a reunião - sentirem que é hora de acabar, acabou. Se nessa reunião não se atingiu o resultado esperado (responder ao problema proposto) pode e é importante que se marque um novo encontro, mas antes disso, dê um fim logo à reunião que está sendo feita e que já cumpriu os seus objetivos.