Durante a reunião – a participação

Fernando Cyrino

Vimos uma série de itens de preparação para uma boa reunião. Quando ela começa, como proceder?

Geralmente, quando vamos a uma reunião já temos ideias pré-concebidas sobre o que iremos tratar. A existência delas impede que nos aprofundemos devidamente nos problemas. Para evitar isso, iniciada a reunião, cada participante deverá aproximar-se do problema como se aquela fora a primeira vez que esteja se deparando com ele. Faça perguntas, diga como se sente, qual deve ser a resposta do grupo ao problema, etc. Esta atitude renova a percepção dos ângulos do problema e, consequentemente, das suas possíveis soluções. Desta forma, saímos da superfície, da zona de conforto das respostas fáceis, e nos sentirmos desafiados.

Ouça os relatos e contribuições de todos, saindo do entendimento, que é um processo mental e frio, e caminhando para envolver também o sentimento na resolução do problema. Aprenda a usar também a intuição. Grupos masculinos têm maior dificuldade com este aspecto. Quando os grupos são mistos, este pode ser um aprendizado que as mulheres podem propiciar aos homens. Não tenha medo de propor ousadias. Para podar, cortar e restringir, sempre há muita gente. O contrário acontece com aqueles visionários que querem propor o novo. Estes são bem mais raros e quando falam é possível que não sejam levados a sério. Busque “limpar” os ouvidos dos preconceitos e julgamentos para ouvir com abertura o que dizem, ajudando os demais para que também tenham esta atitude de escuta e acolhimento.

Exercite também a empatia. Procure enxergar o problema ou a situação (mesmo que se discorde dela) com os olhos (e o coração) de quem esteja falando. O corpo fala. Esteja atento às expressões corporais próprias e também nas dos demais participantes. Fazendo isto saberemos “ler” com mais clareza os caminhos que as pessoas vão tomando.

Não reaja imediatamente ao que se ouve, nem responda com “achismos”. Reflita uma ou duas vezes antes de dizer algo. Responda para si a pergunta: O que senti que deveria dizer irá mesmo contribuir com a resposta a ser dada pelo grupo? Caso sinta que será redundante, que o que tenho para contribuir já foi dito, que não ajudará no foco do trabalho... melhor então permanecer calado.

Em muitas reuniões acontece o que podemos dar o nome de “febre da busca do consenso”. É função do líder orientar o grupo para verificação da necessidade ou não de consenso num determinado assunto ou problema. Atenção porque a unanimidade pode se dar de forma artificial e falsa. Não é difícil que se chegue a ela pelo cansaço ou mesmo pela fuga do conflito. O líder e todos na reunião precisam estar atentos caso sintam que há “renitentes” participando do grupo. Esses são participantes que acabam por exercer a ditadura em relação à maioria não deixando que se tomem decisões, ou que se encaminhem pontos por não concordarem e, implícita ou explicitamente, exigirem que haja a concordância de todos em temas ou situações em que ela é impossível