Preparando a reunião – relator e local

Fernando Cyrino

Outros fatores importantes para a preparação de uma reunião são o bom exercício do papel do relator e a escolha de local adequado para a realização do encontro.

6 - O relator

Uma função primordial no grupo quando de uma reunião é a do secretário. Deve-se tomar algum cuidado com a escolha do participante para o exercício desse papel. Para ser um bom secretário é necessário que o candidato ao posto tenha algumas habilidades bem definidas e específicas. Que saiba ouvir, exerça a todo tempo a empatia, tenha um bom poder de síntese e uma alta sensibilidade para captar o andamento do grupo, percebendo para onde ele está caminhando e informando o líder auxiliando-o, caso sinta que será necessária alguma adequação ou mesmo uma mudança de rota.

A manutenção do foco do encontro, perseguindo a todo custo os objetivos da reunião é tarefa do líder e que é compartilhada também pelo seu secretário. Tendo que tomar notas fica mais fácil para ele perceber, através delas, os primeiros indícios da perda do rumo na reunião.

Ao final do encontro o relator já deverá ter pronto para apresentar aos participantes um resumo de todo o acontecido durante o evento. Nesse relato, sucinto e com poucos, ou mesmo sem nenhum adjetivo, estarão os pontos tratados e as decisões tomadas ou encaminhadas.  Sempre que seja possível, cada participante poderia sair da mesa com a sua cópia, em papel, ou por meio eletrônico da ata.

O relatório, ou ata, deverá sempre considerar estes cinco aspectos em cada um dos pontos da pauta da reunião:

- o problema, fato ou assunto;

- quem ficou responsável por ele;

- como o assunto, ou problema será encaminhado ou realizado;

- quando o responsável dará a resposta ou realizará a tarefa;

- quem acompanhará e cobrará a ação.

	Assunto:
	Responsável:
1	Procedimento:
	Prazo:
	Supervisão:
	Assunto:
	Responsável:
2	Procedimento:
	Prazo:
	Supervisão:
	Assunto:
	Responsável:
3	Procedimento:
	Prazo:
	Supervisão:

 

7 - Local

É papel do líder e não da secretária ou da área de serviços, a verificação do local da reunião para saber se haverá condições físicas, no mínimo razoáveis, para a boa realização do encontro. Visitar o lugar, no caso dele ser ainda desconhecido, verificando se está tudo a contento, é necessário para que sejam evitadas surpresas desagradáveis em cima da hora programada.

Deverá ser verificado, dentre outros pontos específicos do tipo de reunião a ser realizada, principalmente estes:

· A equipe de apoio é suficiente e está mobilizada?

· O local tem boa ventilação e iluminação?

· As cadeiras são confortáveis para a duração do evento?

· Há água e cafezinho?

· Os banheiros são adequados, estão limpos, falta algo?

· Há folhas e canetas para as anotações?

· Os equipamentos eletrônicos e audiovisuais necessários estão disponíveis e foram testados previamente? Caso falhem, há algum plano alternativo?

· Há algum texto, relatório, gráfico, que precisa ser copiado para ser entregue ao grupo antes ou durante a reunião?

· Todos foram mesmo comunicados e estão cientes?

· Os participantes têm como vir até o local do encontro?...