Preparando a reunião – o papel do líder

Fernando Cyrino

O líder é quem inicia e termina o processo e isto significa que ele já é o responsável bem antes da reunião acontecer e continua a sê-lo bem depois dela ter se encerrado.

O líder não é chefe do grupo, nem pode induzi-lo a caminhar rumo ao seu modo de ver e responder ao que tenha sido proposto na agenda. Ele é o servidor e apoiador, e não o dono do poder autocrático. O nível da sua liderança poderá ser medido pela maior ou menor participação, compromisso dos participantes com a reunião e dos resultados gerados por ela após ter acabado. Caso o grupo não esteja se sentindo bem e dando o melhor de si para que sejam colhidos bons resultados, pode ser que o líder esteja falhando.

Não se pode esquecer que a liderança é um fator situacional. Lidera aquele que tem mais preparo para responder ao problema ou assunto naquele momento. Nos casos em que há na reunião pessoas de níveis hierárquicos diferentes, como numa organização, o líder formal demonstrará ter confiança nessa posição que lhe foi outorgada, quanto mais facilite, coordene e passe a vez durante o encontro para aqueles que mais souberem, ou mais tiverem a contribuir.

O líder precisa estar todo o tempo atento ao clima da reunião. Verificando se não estão sendo formados subgrupos, ‘panelinhas’, se há gente que não consegue dar sua opinião, está acomodada e mesmo se há alguma influência ou liderança negativa ou perversa entre os participantes. A liderança não pode motivar o grupo, pois que este é um processo interior do ser humano, mas é muito fácil que ele o vá desmotivar, caso não exerça bem o seu papel.

Quando ocorre algum impasse e o grupo se vê dando voltas intermináveis sobre o mesmo tema, é hora de o líder parar a reunião para que se reveja o foco. Nessa hora poderá verificar com o grupo se é ainda possível avançar ou já se chegou ao limite da competência ou do conhecimento das pessoas reunidas. Nesse caso, melhor encerrar, mesmo que o tempo previsto para o encerramento da reunião ainda não tenha chegado.

No caso das discussões mais acaloradas, em que poderá haver o risco do grupo se dividir, quando os membros com pontos de vista diferentes começam a ver os que pensam de outro modo como inimigos, é momento apropriado para o líder tomar pé da situação sentindo o pulso da reunião, avaliando se não é chegada a hora de uma parada estratégica para que as tensões não cheguem a um nível que dificulte o seu gerenciamento.

Nas reuniões onde é necessário se sair dela com uma decisão e se sente que o grupo, literalmente, sentou sobre o tema, o líder precisa agir. Quem sabe não seja esta a oportunidade de uma parada não planejada, uma mudança de assunto por alguns momentos (uma piada, um caso interessante...); levantarem-se todos para um alongamento ou para espreguiçar; fazer uma ‘dança de cadeiras’ com todos se sentando em outro lugar; continuar a reunião por algum tempo com todos de pé; fazer uma rodada onde cada um, sem ser interrompido, diga em um minuto como a reunião deve prosseguir...

Caso os participantes sejam conhecidos, verificar de antemão se há entre eles um líder natural pode ser uma boa dica, pois será provável que esse líder vá conduzir a reunião, mesmo que esta função não lhe tenha sido delegada e, nesse caso, os prós e contras dessa liderança poderão ser anteriormente avaliados. No caso não de não ser clara para os participantes a liderança do grupo, esta informação de quem liderará deverá ser passada a todos, para se evitar perda de energia que deverá ser gasta na solução do problema, em disputas de poder pela liderança do encontro.

Para o sucesso da reunião é necessário que todos saibam de antemão e com clareza, qual será o seu papel. Líder ou liderado? Apoiador, incentivador e facilitador do processo?  Estas posições não são definitivas e estanques. Durante a reunião pode-se passar de uma a outra, desde que esta mudança seja enriquecedora para a finalidade do encontro.

No próximo post, o papel do relator e a escolha do local de realização da reunião.