Preparando a reunião – agenda e duração

Fernando Cyrino

Definir os itens a serem debatidos e prever a duração do encontro também são importantes para a preparação de uma reunião.

No post anterior falamos da necessidade de interar-se devidamente no tema da reunião e nas escolhas dos participantes da mesma. Definir os itens a serem debatidos e prever a duração do encontro também são importantes para a preparação de uma reunião.

3 - A agenda

Preparar com antecedência os pontos a serem tratados, com tempos indicadores para serem tomados por cada tema, ajuda na condução do processo da reunião. Na preparação da agenda, atente-se para que seja seguido um encaminhamento lógico dos temas. Há uma tendência a se colocar por último os assuntos mais difíceis e complexos. É preciso avaliar se esta é uma boa estratégia, caso não seja necessária a discussão e definição de assuntos anteriores. A discussão do que é mais necessário ser deixado para o final, significa que ela se dará numa hora na qual é bem possível que o nível de atenção do grupo já tenha tido alguma perda, ou mesmo que alguns se sintam cansados.

Facilita o andamento da reunião, além de ser um sinal de respeito com os participantes, enviar com antecedência a agenda do encontro. Sempre que possível vale deixar um espaço para que os membros possam avaliar a agenda. Quando se faz isto é bem provável que venham contribuições interessantes, além de gerar um maior comprometimento de todos com a agenda. Deixe sempre, ao final do encontro, um tempo livre para temas que surgirem e que sejam importantes para o assunto em pauta, e que não foram contemplados no agendamento feito anteriormente.

O responsável pelo agendamento precisará tomar cuidado para que o faça com tempo hábil para que os participantes tomem pé do assunto, estudem e vejam nas suas experiências e competências, o que podem levar para aportar ao encontro.

4 - Duração

O nível de atenção do ser humano tem limites e não pode ser mantido alto por longos períodos. Depois de, no máximo, duas horas seguidas de reunião, principalmente se o tema é árido e difícil, há uma queda muito grande no rendimento das pessoas. Faça um intervalo de alguns minutos para que todos possam ir ao banheiro, tomar um café, esticar as pernas, bater papo pelos corredores. Nesses períodos mais livres não é difícil que aconteçam mudanças e novos entendimentos por parte de pessoas que estavam fechadas nos seus pontos de vista se dêem. Nessas horas, nas conversas mais descontraídas, muitos nós costumam ser desfeitos.

Reunião sem hora para começar e terminar costuma não ter bom termo. O tempo de duração da reunião deverá estar de antemão definido e respeitar as condições humanas de assimilação de conteúdos e de manutenção do nível de atenção.

No próximo post: Como o líder deve se preparar para uma reunião?