Preparando a reunião – tema e participantes

Fernando Cyrino

Como definir os temas e convocar os participantes certos para uma reunião.

Tendo em mente os principais aspectos de uma reunião, neste e nos próximos posts, daremos algumas orientações e dicas, para que se façam melhores reuniões. Cuidamos aqui das reuniões formais e com agenda e objetivos definidos. Os encontros informais não precisam de regra. Esses, sem dúvidas que os sabemos realizar muito bem.

Comecemos com o preparo da reunião:

1 - Inteirar-se do tema

Não se pode ir a uma reunião sem se estar bem inteirado do seu tema e do que se espera dela. Antes de se locomover até o local do encontro, veja se você está apto a responder positivamente às seguintes perguntas:

- “Sinto-me preparado para participar dos debates que irão surgir?

- Tenho contribuições a fazer?

- O que estou levando na bagagem para ajudar no encaminhamento ou na solução do problema?

- Fui chamado porque sou um experto, ou porque posso trazer um olhar externo sobre o assunto?”

Em várias reuniões se por acaso for feita aos seus integrantes a pergunta “para que você está aqui?”, haverá a comprovação do quanto costumam ser falhos os processos de preparação das reuniões e da comunicação dos seus objetivos nas organizações.

2 - Os participantes

A quantidade e a qualidade dos membros de uma reunião está intimamente ligada ao seu sucesso. Reuniões com a participação de muita gente ou com pouco cuidado na definição dos seus integrantes têm grande chance de se transformar em fracasso.

Por isto, o número de pessoas que deverá participar deve ser olhado com bastante atenção. Quando houver a necessidade de reunir um grupo grande, que isto seja feito somente para o nivelamento ou comunicação, pelo líder, ou por algum especialista, de algum ponto ou assunto, mas não para que ocorra a discussão, aprofundamento, ou mesmo a tomada de uma decisão em conjunto. Reuniões com muita gente, acaso não tenham o objetivo acima, costumam ser improdutivas ensejando baixa participação e comprometimento individuais. Não é difícil que se transformem em ruidosas ‘assembléias’.

O número ideal de membros na reunião dependerá de cada assunto e também do tipo de participantes que são convidados ou convocados. Caso se trate de uma reunião de equipe, ou seja, de um grupo já alinhado e motivado para a tarefa, o número de participantes poderá ser maior, sugerimos que seja até doze. No caso de ser uma reunião de um grupo de desconhecidos o número de participantes sugerido é menor, no máximo oito. No caso de haver mais gente, a sugestão é que se faça, num primeiro momento, uma subdivisão do ‘grupão’, realizando-se, a partir da divisão por temas, mini reuniões preparatórias a serem consolidadas por representantes desses grupos iniciais numa reunião de fechamento.

O grupo tanto será mais rico quanto mais heterogêneo ele for. Veja se está preservada a riqueza da diversidade nos participantes convidados ou convocados. Naturalmente, as pessoas são levadas a se cercar de outras que pensam e agem de forma semelhante a elas e isto não é enriquecedor, pois daí só sairá aquilo que já se sabe que o ‘coletivo’ pensa. O aprendizado se dá quando há o contato com novas ideias e diferentes formas de se abordar o assunto ou problema. É importante então, tomar cuidado com a manutenção dos diferentes na discussão de um tema. Cuidado, porque a ‘opinião dominante’ tende de maneira inconsciente a alijá-los.

No próximo post, a agenda e a duração de uma reunião.